Privacy Policy

Privacyverklaring Kessels & Smit, The Learning Company BV

Datum: 23-04-2018

 

1.     Inleiding

K&S verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd.   We doen er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. K&S handelt binnen de kaders van de wet.

 

2.     Opbouw privacyverklaring

K&S is verantwoordelijk voor verwerking van uw gegevens, die haar toekomen in de uitvoering van verschillende werkzaamheden. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als betrokkene heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met K&S.

 

3.     Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. Voorbeelden hiervan kunnen zijn uw naam, adres, telefoonnummer en emailadres. Maar ook persoonlijke kenmerken kunnen worden benoemd als persoonsgegevens.

 

4.     Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in sommige gevallen wel. Als u besluit van onze diensten gebruik te maken of een product bij ons bestelt, is het nodig om deze gegevens te verkrijgen. Alleen dan kan de overeenkomst tot stand komen en kunnen wij de producten afleveren. In sommige gevallen is het ook nodig om gegevens van uw medewerkers te krijgen om een bepaald project goed uit te kunnen voeren. Het gaat hier dan vooral om naam, telefoonnummer en email adres om mensen te kunnen benaderen wanneer dit nodig is in de voortgang van het project.

 

5.     Gegevens verzameld bij anderen?

Binnen de webshop verzamelt K&S geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

Voor onze overige werkzaamheden worden gegevens verzameld bij betrokkenen maar tevens via werkgever van betrokkene. Dit kan zijn een leidinggevende of een HR afdeling.

 

6.     Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Bij het bestellen van producten is K&S juridisch verwerkingsverantwoordelijke.

Op het moment dat er een project gestart wordt vanuit een onderneming waarbij werkzaamheden voor en tbv medewerkers worden uitgevoerd, is  de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke.

 

7.     Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

K&S heeft geen functionaris gegevensbescherming in dienst. Voor vragen over onze privacyverklaring of daaromtrent kun je een mail sturen naar het e mailadres privacy@kessels-smit.com

 

8.     Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:


Categorie 1            Naam en contactgegevens:Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

Categorie 2            Betaalgegevens:

Dit is uw rekeningnummer.

Categorie 3            Overige persoonsgegevens:

Hieronder valt voor onze webshop de bestelhistorie. Dit zijn de gegevens over de producten die u hebt besteld. Voor de andere diensten die K&S aanbiedt, verwerken we ook persoonlijke gegevens die worden verzameld in de verschillende werkzaamheden zoals coachings, persoonlijke video’s en profielen.

 

9.     Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen.  

. Leveren van diensten

·       Inschrijven in onze systemen

·       Opmaken van overeenkomst c.q contract


·       Kunnen monitoren van de voortgang van onze projecten

 B. Onderzoek en statistiek

·       Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio

·       Analyseren van deze data


·       Verbeteren van onze website


C. Juridische geschillen

·       Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

 

10.   Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?

Voor het op een correcte wijze uitvoeren van de diensten die wij leveren en de projecten die wij uitvoeren, gebruikt K&S persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het kunnen bereiken van de verschillende medewerkers van Opdrachtgever.

Voor de verkoop van producten gebruikt K&S persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie.

Daarnaast kan het voorkomen dat K&S uw gegevens verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 

11.   Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

Toestemming: K&S gebruikt uw gegevens verstrekt door de opdrachtgever in verband met persoonlijke ontwikkelingstrajecten zoals daar zijn coachings, developments center en persoonlijk leiderschap, met als grondslag toestemming.

Overeenkomst: K&S gebruikt persoonsgegevens voor het uitvoeren van een koopovereenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

 

12.   Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

K&S maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat K&S bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

 

 

13.   Delen we de gegevens met andere partijen?

K&S maakt gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons.

Deze leveranciers zijn onze verwerkers en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens.
Het kan voorkomen dat K&S verplicht is om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

K&S zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

 

14.   Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

K&S heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

 

15.   Hoe beveiligen we uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft K&S een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals onder punt 14 van dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Iedereen binnen de organisatie is op de hoogte van de verplichtingen binnen de AVG en weet hoe de privacygegevens beschermd moeten worden. Wij hebben standaard verwerkingen geïmplementeerd. K&S zorgt ervoor dat wanneer gegevens door een derde partij worden verwerkt, er een bewerkersovereenkomst is met deze partij waarin eenzelfde niveau van privacybescherming wordt gegarandeerd.

 

16.   Hoe lang bewaren we uw gegevens?

 

Categorie 1) Naam en contactgegevens

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat.

Voor de gegevens van medewerkers binnen projecten wissen wij alle gevoelige gegevens 1x per kwartaal. Dit betekent dat de gegevens maximaal 3 maanden na afloop van een project bij ons aanwezig zijn.

Categorie 2) Betaalgegevens

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst, bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.


Categorie 3) Bijzondere persoonsgegevens:

Voor de bestelhistorie van de webshop bewaren we de gegevens zolang een klant bij ons ingeschreven staat.

Voor de gegevens van medewerkers binnen projecten wissen wij alle gevoelige gegevens 1x per kwartaal. Dit betekent dat de gegevens maximaal 3 maanden na afloop van een project bij ons aanwezig zijn.

 

17.   Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

K&S vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen.  U kunt gebruik maken van de volgende rechten:

      Recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken; 


      Recht van correctie:  indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen; 


Recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst; 


      Recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen; 


      Recht van dataportabiliteit; op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruikmaken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst; 


      Recht van bezwaar; indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar. 


Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar privacy@kessels-smit.com of bellen met telefoonnummer 030-2394040.

 

18.   Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

K&S vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit- persoonsgegevens/tip-ons

 

19.   Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via privacy@company.nl of bellen met telefoonnummer 030-2394040.

Door het gebruiken van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies om onze website te verbeteren. Dit bericht verbergen Meer over cookies »